Die Anforderungen des Nachweisgesetzes

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Diese Regelung soll Transparenz schaffen und sicherstellen, dass Arbeitnehmer über ihre Rechte und Pflichten informiert sind.

Wesentliche Vertragsbedingungen

Folgende Informationen müssen in der Niederschrift mindestens enthalten sein (der Katalog des § 2 Abs. 1 S. 7 NachwG umfasst 15 Pflichtangaben und ist nicht abschließend):

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien: Sowohl die des Arbeitgebers als auch die des Arbeitnehmers.
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses: Das genaue Datum, an dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnimmt.
  • Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Falls das Arbeitsverhältnis befristet ist, muss das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer angegeben werden.
  • Arbeitsort: Der genaue Arbeitsort oder ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten tätig sein kann oder seinen Arbeitsort frei wählen kann.
  • Beschreibung der Tätigkeit: Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit.
  • Dauer der Probezeit: Falls eine Probezeit vereinbart wurde, muss deren Dauer angegeben werden.
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts: Einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit und Art der Auszahlung.
  • Arbeitszeit: Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen. Falls Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG vereinbart ist, müssen die Vereinbarung als solche, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen durch Referenztage und Referenzstunden sowie die Frist für die Vorabmitteilung der Lage der Arbeitszeit angegeben werden. Sofern vereinbart, muss die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen nachgewiesen werden
  • Urlaub: Der jährliche Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers.
  • Betriebliche Altersversorgung: Wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, müssen Name und Anschrift dieses Versorgungsträgers angegeben werden. Die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Kündigungsfristen: Das bei der Kündigung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.
  • Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen: Falls solche Vereinbarungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden.
Der Katalog ist nicht abschließend. Auch sonstige wesentliche Vertragsbedingungen, wie etwa vertragliche Ausschlussfristen oder nachvertragliche Wettbewerbsverbote, müssen nachgewiesen werden

Fristen und Form

Die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, zur Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie zur Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung nachgewiesen werden. Weitere Angaben – darunter Beginn, Enddatum bei Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit, Abrufarbeit und Überstundenmöglichkeiten – müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses nachgewiesen werden. Alle übrigen Angaben – wie Urlaub, Fortbildung, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren und Hinweis auf Tarifverträge – müssen innerhalb eines Monats nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt werden
Seit dem 1. Januar 2025 können die Nachweise auch in Textform erfolgen. Dies bedeutet, dass die Dokumente elektronisch übermittelt werden können, sofern sie für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind.Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bei der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Bestätigung besteht nicht.

Rechtsfolgen bei Verstößen

Ein Verstoß gegen die Nachweispflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.